Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

Gemeindeverwaltung Helbedündorf
Rasenweg 5
99713 Helbedündorf

Telefon: 036029 82033
E-Mail: info@helbeduendorf.de

2. Datenschutzbeauftragte

Daniela Kügler
Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH (KIV)

Telefon: 03621 45080
E-Mail: Datenschutz@kiv-thueringen.de

3. Aufruf des Ratsinformationssystems

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser, Betriebssystem, Herkunftsseite sowie Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 16 Abs. 1 ThürDSG. Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für Betrieb und Sicherheit nicht mehr erforderlich sind, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung notwendig macht.

4. Technisch notwendige Cookies und Sitzungen

Das System verwendet ausschließlich technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitsinformationen, beispielsweise für Formularschutz, Anmeldung, Berechtigungen und die Sicherheitsfrage im Bürgeranfrageformular. Sie werden nicht zu Werbe-, Reichweiten- oder Profilbildungszwecken eingesetzt.

Der Zugriff auf das Endgerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich, um die ausdrücklich angeforderten Funktionen bereitzustellen. Ein Einwilligungsbanner ist für diese notwendigen Funktionen nicht erforderlich.

5. Öffentliche Sitzungsinformationen

Im öffentlichen Bereich werden freigegebene Sitzungstermine, öffentliche Tagesordnungspunkte, öffentliche Dokumente sowie die von der Gemeinde zur Veröffentlichung vorgesehenen Angaben zu Ratsmitgliedern bereitgestellt. Nichtöffentliche und vertrauliche Inhalte sind nur nach Anmeldung und Berechtigungsprüfung zugänglich.

6. Bürgeranfragen

Bürgeranfragen werden nicht veröffentlicht. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Empfänger, Betreff, Nachricht und freiwillige Anhänge werden ausschließlich verwendet, um die Anfrage an die zuständige Stelle weiterzuleiten, intern zu bearbeiten und die Antwort per E-Mail zuzustellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 16 Abs. 1 ThürDSG. Die Bearbeitung eines Bürgeranliegens gehört zu den öffentlichen Aufgaben der Gemeinde. Ohne Name, erreichbare E-Mail-Adresse, Empfänger, Betreff und Nachricht kann die elektronische Anfrage nicht bearbeitet werden. Ein Anhang ist freiwillig.

Empfänger sind ausschließlich die jeweils ausgewählten Ratsmitglieder beziehungsweise die für Gemeinderat, Bürgermeister oder Verwaltung zuständigen und berechtigten Personen. Verwaltungsmitarbeiter, Bürgermeister oder Administratoren geben Antworten frei. Die freigegebene Antwort und ein gegebenenfalls beigefügtes PDF oder Bild werden an die angegebene E-Mail-Adresse versandt.

Bitte übermitteln Sie keine personenbezogenen Daten Dritter oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten, wenn diese für die Bearbeitung nicht erforderlich sind.

7. Widerspruch und Löschung einer Bürgeranfrage

Die Antwort-E-Mail enthält einen individuell signierten Link. Über diesen Link kann die anfragende Person die Löschung der im Ratsinformationssystem gespeicherten Anfrage, Antwort und zugehörigen Dateien ausdrücklich bestätigen.

Nach der Bestätigung werden die Daten aus dem aktiven Ratsinformationssystem gelöscht. Bereits zugestellte E-Mails bei den berechtigten Empfängern können technisch nicht zurückgerufen werden. Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Backup-Rotation überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungs- oder Archivpflichten bleiben unberührt.

Unabhängig davon kann jederzeit unter info@helbeduendorf.de oder bei der Datenschutzbeauftragten Widerspruch eingelegt beziehungsweise eine Löschung, Berichtigung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden.

8. E-Mail-Versand und Dienstleister

Für Benachrichtigungen und Antworten werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Antworttext und gegebenenfalls Antwortanhänge über den von der Gemeinde konfigurierten E-Mail-Dienst verarbeitet. Dienstleister erhalten Daten nur, soweit dies für technischen Betrieb, Hosting, Datensicherung oder E-Mail-Übermittlung erforderlich ist und eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Das Ratsinformationssystem wird auf einer von der Gemeinde kontrollierten Serverumgebung innerhalb des eigenen NAS-/Docker-Stacks betrieben. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist für den regulären Betrieb nicht vorgesehen.

9. Interne Benutzerkonten und Sicherheitsprotokolle

Für berechtigte interne Benutzer werden insbesondere Name, dienstliche Kontaktdaten, Rolle, Berechtigungen, Passwort-Hash, MFA-Daten, Sitzungen und sicherheitsrelevante Aktionen verarbeitet. Dies dient dem geschützten Sitzungsdienst, der Zugriffskontrolle und der Nachvollziehbarkeit administrativer Vorgänge.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, die Bearbeitung, Sicherheitsnachweise oder gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivpflichten erforderlich sind. Bürgeranfragen können über den Link in der Antwort-E-Mail früher gelöscht werden, soweit keine zwingenden gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

11. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gegen eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt

Telefon: 0361 57-3112900
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de